Chu trình PDCA hoạt động như thế nào trong doanh nghiệp?

  PDCA là một chu trình được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Chu trình này được  các doanh nghiệp biết đến trong việc lập kế hoạch, thiết lập công việc, và cải tiến. Vậy để hiểu rõ PDCA là gì? Chu trình của nó được thực hiện như thế nào? Blognhansu sẽ giúp bạn giải đáp nhé.

1. PDCA là gì?

Chu trình PDCA (PDCA Cycle), có tên gọi khác là vòng tròn chất lượng, hay vòng tròn DEMING. Cụm P-D-C-A là viết tắt của: Plan - Lập kế hoạch; Do - Triển khai kế hoạch đã lập.; Check - Kiểm tra việc triển khai kế hoạch; Act - Thực hiện việc điều chỉnh, cải tiến, đào tạo thích hợp, sau đó bắt đầu với việc lập kế hoạch điều chỉnh, cải tiến và thực hiện chu trình PDCA mới.

2. Chu trình PDCA được hoạt động như thế nào trong doanh nghiệp?

2.1 Bước 1: Lập kế hoạch (Plan)

Với bước lập kế hoạch này, doanh nghiệp cần xác định những yếu tố sau:

• Xác định vấn đề cần giải quyết hoặc phòng ngừa.
• Xác định mục tiêu cụ thể của việc lập kế hoạch.
• Những mục tiêu được đặt ra thông qua việc xác định các quy trình, hành động cần thực hiện.
• Xác định được các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hành động quy trình đó.

Với P, các doanh nghiệp thường sử dụng thông qua sơ đồ Gantt hay thiết lập kế hoạch trong 1 trang giấy.

2.2 Bước 2: Triển khai kế hoạch đã lập (Do)

Chúng ta có thể triển khai như sau:

• Doanh nghiệp cần phổ biến kế hoạch tới các cá nhân/ bộ phận, các phòng ban có liên quan.
• Căn cứ nội dung cụ thể của bản kế hoạch, doanh nghiệp sẽ triển khai công việc vào trong thực tế.
• Ghi lại những dữ liệu, thông tin thu thập được trong quá trình thực hiện.

=> D sẽ mang lại cơ sở phục vụ về hoạt động đánh giá trong tương lai.

2.3 Bước 3: Kiểm tra việc triển khai kế hoạch (Check)

Tại bước kiểm tra này, doanh nghiệp cần:

• Tổ chức một cuộc đánh giá kiểm tra
• Xác nhận độ hoàn thành cùng kết quả trong thực tế so với những chỉ tiêu được đặt ra trong kế hoạch.
• Phát hiện các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện và tìm hiểu nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng của chúng tới bản kế hoạch.
• Đưa ra những biện pháp khắc phục phù hợp.

2.4 Bước 4: Thực hiện việc điều chỉnh, cải tiến, đào tạo (Act)

Từ các khó khăn, vấn đề được nhận định từ hoạt động đánh giá, doanh nghiệp cần:

• Thiết lập các biện pháp phòng ngừa, khắc phục cho phù hợp và đạt mức hiệu quả cao.
• Cập nhật các thông tin vào kho dữ liệu, căn cứ vào đó áp dụng vào các hoạt động, dự án trong tương lai.
• Sau khi điều chỉnh, cải tiến thì sẽ thực hiện lập kế hoạch mới và hình thành PDCA mới.

Lời kết: Mong rằng bài viết trên sẽ giúp cho người đọc hiểu rõ thêm về PDCA là gì và chu trình hoạt động của PDCA. Nếu bạn có thắc mắc gì, hãy comment ở bên dưới để được giải đáp sớm nhất nhé.

Định biên nhân sự là gì? 5 bước xây dựng định biên hiệu quả

 Định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng và hoạch định nhân sự của mỗi doanh nghiệp nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về nó. Bài viết sẽ cho ta hiểu rõ về định biên nhân sự là gì và các bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả.

1. Vậy định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là quá trình xác định, tính toán số lượng nhân sự với những điều kiện phù hợp về phẩm chất cá nhân và tri thức để đáp ứng khối lượng công việc ở từng vị trí cụ thể trong tương lai, từ đó có thể cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự của doanh nghiệp.

2. 5 bước để xây dựng định biên nhân sự hiệu quả

2.1 Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực

Với bước đầu tiên này, chúng ta cần dự báo và xác định nhu cầu nhân lực dựa vào mục tiêu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp trong tương lai gần một cách chính xác nhất. 

Qua đó, cần làm rõ các thông tin sau:

• Thời gian: Khi nào cần tuyển thêm nhân sự có chuyên môn tốt?
• Chất lượng: Yêu cầu về kỹ năng, phẩm chất và chuyên môn mà nhân sự trong vị trí đó cần có.
• Số lượng: Các vị trí, phòng ban cần tuyển chính xác bao nhiêu nhân sự.

2.2 Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Việc phân tích thực trạng nguồn nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp nhận thức rõ được ưu, nhược điểm  của nguồn nhân lực có đáp ứng nhu cầu hiện tại của công ty hay không. Qua đó đưa ra những chiến lược hoạch định nhân sự phù hợp thông qua 2 yếu tố: yếu tố phân tích về hệ thống và yếu tố phân tích về quá trình.

Yếu tố về mặt hệ thống:

• Số lượng, chức vụ, thái độ làm việc cũng như trình độ, kinh nghiệm.
• Các mối quan hệ công việc cũng như các hoạt động, quyền lợi và nghĩa vụ.
• Các chính sách quản trị nhân sự: khen thưởng, tuyển dụng, kỷ luật, đào tạo,..

Yếu tố về mặt quá trình:

• Các vấn đề của doanh nghiệp khi gặp trở ngại.
• Văn hóa môi trường làm việc của doanh nghiệp.
• Sự thu hút của công việc đối với nhân viên.
• Mức độ hài lòng và yêu thích của nhân viên đối với doanh nghiệp
• Nâng cao hoạt động quản trị nguồn lực trong doanh nghiệp.
• Các mục tiêu doanh nghiệp được đề ra một cách minh bạch, rõ ràng.

2.3 Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nguồn nhân lực

Sau khi đánh giá, xác định được tình hình qua những ưu, nhược điểm của từng bộ phận nhân viên thì sẽ đưa ra những quyết định tăng hoặc giảm nhân sự, trong đó có cả bộ phận lãnh đạo phù hợp với nhu cầu hiện tại. Vì vậy, trong quá trình thực hiện doanh nghiệp cần hết sức cẩn trọng, tránh sai sót, đưa ra cách khắc phục tối ưu nhất để không làm mất những nhân sự tiềm năng.

2.4 Lập kế hoạch thực hiện

Để lập kế hoạch định biên nhân sự, bạn cần xây dựng các nội dung cơ bản sau:

• Kế hoạch và lịch trình tuyển dụng nhân sự cụ thể.
• Đề bạt, thuyên chuyển nhân sự nội bộ.
• Bố trí lại cơ cấu tổ chức, số lượng nhân sự tại các vị trí phòng ban.
• Cắt giảm nguồn nhân lực kém, không tạo ra giá trị cho công ty.

2.5 Đánh giá thực hiện kế hoạch

Với bước cuối cùng, bạn nên tiến hành đánh giá để tìm ra những thiếu sót giữa mục tiêu đề ra so với quá trình thực tế sau khi đã thực hiện kế hoạch. Qua đó, bạn sẽ tìm hiểu được nguyên nhân rồi phân tích nó và đưa ra những giải pháp khắc phục, điều chỉnh hợp lý, tránh tái diễn cho lần sau.

Một số điểm sau khi đánh giá doanh nghiệp cần lưu ý:

• Nguyên nhân sai lệch và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
• Kế hoạch điều chỉnh đưa vào thực thi
• Bố trí nhân lực phù hợp và tìm kiếm ứng viên tài năng phù hợp với các vị trí, phòng ban cụ thể.

Lời kết: Mong rằng bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về định biên nhân sự là gì và các bước để xây dựng định biên hiệu quả, từ đó bạn sẽ đưa ra được những định hướng quản lý nhân sự một cách tốt nhất.

Điểm danh 3 khóa học nhân sự online chất lượng

  Hiện nay, chúng ta rất dễ dàng tìm thấy những khóa học nhân sự online. Vậy đâu là khóa học chất lượng dành cho chúng ta? Cùng tìm hiểu nhé! 

1. Giải mã Nghề nhân sự 

Mở đầu là dự án Giải mã Nghề nhân sự. Cộng đồng nhân sự Việt Nam cùng những chuyên gia nghiên cứu, đào tạo nhân sự, quản lý doanh nghiệp đã tổ chức dự án "Giải mã Nghề nhân sự" để cùng nhau trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi về lĩnh vực quản trị nhân sự. 

Giải mã Nghề nhân sự sẽ phù hợp với những người mới “chân ướt chân ráo” vào nghề, mới “đá sân” vào nghề hay những HR muốn có cái nhìn mới về công việc của mình. Đây không chỉ là các khóa học nhân sự online thông thường mà còn là một hệ thống hoàn chỉnh. Và quan trọng nhất là sự trưởng thành về nghề nhân sự của bạn. 

2. Xây dựng và triển khai chiến lược BSC & KPI 

BSC và KPI được xem như “cặp bài trùng” để thực thi chiến lược trong doanh nghiệp hiệu quả. Nhưng làm thế nào để xây dựng và ứng dụng bộ đôi công cụ này thì cần quá trình chuẩn chỉnh. Một cách xây dựng và triển khai BSC&KPI chuyên nghiệp trong doanh nghiệp là cần hiểu sâu và có thể có sự hỗ trợ khi cần. Tham gia khóa học BSC & KPI sẽ là giải pháp lý tưởng dành cho bạn.\

Khóa học áp dụng phương thức “TỪNG - BƯỚC - MỘT” nên dù bạn là bất kỳ ai, thậm chí là một cụ già 60 tuổi cũng có thể làm BSC và KPI chuyên nghiệp. Hơn thế, lớp học sẽ kết hợp lý thuyết và thực hành, mỗi một khóa học là một mô hình giả định khác nhau. Cuối mỗi buổi thực hành đều có video quay lại up lên Hocviennhansu.edubit.vn để học viên nghe lại.

3. Xây dựng và triển khai hệ thống lương 3P 

Nếu bạn băn khoăn không biết xây dựng hệ thống lương 3P phải bắt đầu từ đâu và làm thế nào? Các khóa học nhân sự online 2023 về hệ thống lương 3P của HrShare Community và GSA Academy sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. 

Khi tham gia lớp học cũng giống như ban đang tham gia các buổi tư vấn của huấn luyện viên. Mỗi một khóa học sẽ là một mô hình giả định khác nhau, bao nhiêu lớp thì có bấy nhiêu tình huống. Trong khi tình huống diễn ra, huấn luyện viên sẽ dừng tình huống và chia sẻ lý thuyết cũng như kinh nghiệm tại sao lại làm vậy. 

So sánh 5 hình thức chấm công trong doanh nghiệp

 Chấm công là hoạt động phổ biến trong các doanh nghiệp để có thể kiểm soát việc khai báo giờ giấc đi làm và tan ca của nhân viên. Vậy có những hình thức chấm công nào và khác biệt như thế nào? Cùng tìm hiểu nhé 

1. Chấm công bằng thẻ giấy

Cách chấm công này rất đơn giản. Nhân viên chỉ cần cho thẻ vào máy là sẽ hiện lên thời gian hoạt động ngay lập tức từ giờ làm giữa các ca làm, giờ tan làm và ngoài giờ làm

*Ưu điểm :

+ Không cần dấu vân tay, không cần kết nối dữ liệu vào máy tính

+ Dễ dàng sử dụng

+ Chi phí thấp

*Nhược điểm :

+ Dễ mất thẻ và dễ hỏng

+ Người khác có thể chấm công hộ

2. Chấm công bằng dấu vân tay

Phương thức này là phương thức phổ biến đuọc nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất. Qua dấu vân tay, máy sẽ xử lí hình ảnh, nhận diện và xác định nhanh chóng nhân viên một cách chính xác nhất.

*Ưu điểm :

+ Nhanh, gọn, dễ nhận dạng

+ Không mất thời gian

+ Tránh gian lận

*Nhược điểm

+ Gây bất lợi với những người mất dấu vân tay hay tay bị ướt hoặc lạnh thì máy không thế quét được

3. Chấm công bằng thẻ điện tử

Cách chấm công này tiện dụng hơn chấm công bằng thẻ giấy. Khi chấm công bằng thẻ điện tử và lưu giữ thông tin nhân viên cũng giống thẻ giấy nó sẽ lưu thông tin ngày giờ làm và tan làm của từng nhân viên

*Ưu điểm :

+ Cứng cáp, dễ bảo quản

+ Nhập dữ liệu đơn giản, tránh sai sót cho bộ phận nhân sự

*Nhược điểm :

+ Chi phí thẻ từ khá cao

+ Dễ mất thẻ

4. Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Phương thức này dần được các doanh nghiệp sử dụng, tương tự như cách chấm công bằng dấu vân tay thì thiết bị này sẽ hiệu quả và nhanh chóng hơn vân tay qua cách nhận dạng các đặc điểm của từng khuôn mặt từ đó so sánh và nhận dạng mặt của từng nhân viên một cách tối ưu nhất

*Ưu điểm :

+ Nhanh

+ Không phát sinh chi phí thẻ

+ Xử lý nhanh

*Nhược điểm :

+ Khắc phục được nhược điểm của thẻ hoặc bằng dấu vân tay

+ Chi phí lắp đặt cao

+ Nhiều lúc vẫn gặp nhiều trục trặc

5. Chấm công bằng nhận diện mống mắt

Phương thức này dùng qua công nghệ nhận diện mống mắt để chấm công, độ nhận dạng và chính xác cao hơn các hình thức khác nhưng chi phí cao nên ít doanh nghiệp sử dụng

*Ưu điểm :

+ Bảo mật an toàn cao

+ Thu thập dữ liệu và nhận diện nhanh so với các cách khác

*Nhược điểm :

+ Chi phí lắp đặt cao

Như vậy, việc chấm công cho nhân sự đều có ưu điểm và nhược điểm nhưng chung quy nó đem lại sự cần thiết và lợi ích cao hơn cho doanh nghiệp trong việc giám sát nhân viên.

Kỹ năng quản trị là gì? Nhà lãnh đạo nên sở hữu kỹ năng nào?

 Một nhà quản trị tốt cần trang bị những kỹ năng quản trị nào? Trong bài viết này, cùng tìm hiểu kỹ năng quản trị là gì và các kỹ năng cần có nhé! 

1. Kỹ năng quản trị là gì? 

"Kỹ năng quản trị, trong tiếng Anh là Administrative Skills, là những khả năng ứng dụng từ lý thuyết sang thực tiễn nhằm đạt được mục tiêu đặt ra. Tùy theo các cấp quản trị thì yêu cầu, đòi hỏi và mức độ ưu tiên với các kỹ năng quản trị là khác nhau."

2. Các kỹ năng quản trị mà nhà lãnh đạo nên có 

2.1 Kỹ năng nhận thức chiến lược 

Đầu tiên, kỹ năng nhận thức chiến lược đó là khả năng phân tích, nhạy cảm trong dự báo về cơ hội và đe dọa trong môi trường kinh doanh. Mục đích đó là xây dựng chiến lược kinh doanh sát với thực tiễn sẽ xảy ra với sự tận dụng tối đa các cơ hội và hạn chế đến mức tối thiểu các đe dọa đối với tổ chức. 

2.2 Kỹ năng lập kế hoạch 

Kỹ năng quản trị cực kỳ quan trọng để trở thành nhà quản trị tài giỏi là lập kế hoạch. Nên bạn có thể tham gia hoặc không tham gia trực tiếp vào việc soạn thảo chính sách và chiến lược của tổ chức. VDo đó, nhà quản trị cần đưa ra mục tiêu cho cấp dưới và yêu cầu họ chịu trách nhiệm để đáp ứng mục tiêu đó.

2.3 Kỹ năng kỹ thuật 

Kỹ năng kỹ thuật là những hiểu biết về thực hành theo quy trình ở một lĩnh vực chuyên môn cụ thể nào đó. Chẳng hạn, đó là kỹ năng tổ chức lao động khoa học, kỹ năng hoạch định chiến lược, kỹ năng tổ chức hoạt động marketing …

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo một số kỹ năng khác như tổ chức, lãnh đạo, phối hợp và hợp tác, chỉ đạo và giám sát, lắng nghe và thấu hiểu, ... 

Phong cách quản trị là gì? Nhân tố ảnh hưởng đến phong cách quản trị

 Phong cách quản trị là việc thể hiện cách ứng xử của nhà quản trị trong mỗi trường hợp cụ thể. Vậy phong cách quản trị là gì và nhân tố nào sẽ ảnh hưởng đến nó? 

1. Phong cách quản trị là gì? 

Phong cách quản trị (Administrative Styles) là "tổng thể các phương thức ứng xử (cử chỉ, lời nói, thái độ, hành động) ổn định của chủ thể quản trị với một cá nhân hoặc nhóm người (khách hàng, đối tượng quản trị, …) trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản trị của mình".

Nói đến phong cách quản trị, người ta thường nhắc tới phong cách của đội ngũ nhà quản trị doanh nghiệp như nhà quản trị cấp cao (lãnh đạo), cấp trung gian và cấp cơ sở mà người đứng đầu trong hoạt động điều hành là Giám đốc (Tổng giám đốc) doanh nghiệp.

2. Top 5 nhân tố ảnh hưởng đến phong cách quản trị 

2.1 Chuẩn mực xã hội 

Dù là phong cách quản trị nào thì đều hình thành trên cơ sở chuẩn mực xã hội như truyền thống đạo đức, phong tục tập quán. Cũng như một số chuẩn mực đã được thể chế hóa phù hợp với cương vị cũng như đặc điểm nghề nghiệp.

2.2 Trình độ văn hóa

Trình độ văn hóa hay học thức của nhà quản trị tác động rất nhiều đến phương thức ứng xử của họ với những người xung quanh. Điều đó thể hiện qua sự khác nhau giữa cử chỉ lời nói, thái độ và hành động đối với đối tượng khác nhau.

2.3 Tính cách của cá nhân

Sự hình thành phong cách quản trị của nhà lãnh đạo không thể không do chính khí chất (mãnh liệt, ôn hòa, …), phẩm chất và nhân cách của cá nhân đó quy định.

2.4 Kinh nghiệm sống

Kinh nghiệm sống hay môi trường sống của mỗi người cũng được xem như yếu tố bên ngoài có tác động tới việc hình thành và làm thay đổi nhận thức, thay đổi những hành động của cá nhân trong cách thức ứng xử với người xung quanh.

2.5 Trạng thái tâm lý của cá nhân

Trạng thái tâm lý cũng chính là hoàn cảnh cụ thể của môi trường mà cá nhân phản ứng lại. Hoàn cảnh cụ thể của môi trường tác động trực tiếp. Trong nhiều trường hợp, trạng thái tâm lý dẫn đến cách ứng xử của nhà quản trị hoàn toàn khác với hoàn cảnh bình thường.

Công cụ OGSM được thiết lập như thế nào?

 OGSM là một công cụ truyền thống và công thức hoạch định chiến lược hiện đại giúp doanh nghiệp có thể quản trị mục tiêu một cách hiệu quả. Cùng tìm hiểu về cách thiết lập OGSM trong bài viết này nhé!

1. Lưu ý khi thiết lập OGSM trong doanh nghiệp 

OGSM là một phương pháp được sử dụng rộng rãi hiện nay nhưng nhiều người vẫn dễ nhầm lẫn giữa mục tiêu và đích ngắm. Chẳng hạn: trong mô hình OGSM, nếu như mục tiêu là leo lên đỉnh núi thì đích ngắm sẽ là vượt qua vách núi.

Mặt khác, khi xác định mục tiêu, một điều cần nhớ là phải tư duy rộng và dài hạn (think big and think long term). “Tầm nhìn của người lãnh đạo doanh nghiệp đến đâu thì doanh nghiệp có thể đi xa đến đó” nghĩa là tầm nhìn của nhà quản trị sẽ được phản chiếu cngay từ việc thiết lập yếu tố mục tiêu trong OGSM.

2. Thiết lập OGSM như thế nào? 

Ưu điểm của mô hình OGSM là dễ dàng thực hiện trong doanh nghiệp. Không cần bất kỳ phần mềm hay kỹ thuật đặc biệt nào mà nhà quản trị chỉ cần một trang giấy duy nhất. Điều quan trọng nhất để thành công trong quá trình lập kế hoạch OGSM là đảm bảo xác định chính xác các yếu tố OGSM: mục tiêu, đích ngắm, chiến lược và thước đo.

(+) Mục tiêu (O): cần phải thống nhất các nguyên tắc cơ bản cũng như tuyên bố sứ mệnh của tổ chức. Mục tiêu nên được diễn đạt rõ ràng, ngắn gọn và có tính thử thách. 

(+) Đích ngắm (G): các đích cụ thể này phải có thể đo lường được qua tiêu chí SMART và phải có cơ sở tài chính.

(+) Chiến lược (S): tập trung vào một số chiến lược chính và các chiến lược nên linh hoạt, dễ điều chỉnh. Chiến lược cũng phải sử dụng các từ có trọng tâm và được viết rõ ràng, tập trung vào tăng trưởng, năng suất hoặc nhân lực.

(+) Thước đo (M): các chỉ số đo lường cần gắn kết chặt chẽ với chiến lược và chỉ nên chọn 3-5 chỉ số then chốt. Việc lựa chọn sai hoặc quá nhiều chỉ số dễ gây mất tập trung và thiếu hiệu quả.

Tất cả các giai đoạn của mô hình nên điều chỉnh một cách khoa học để mọi nỗ lực nhất quán và quay trở lại hỗ trợ mục tiêu tổng thể.