Tháp nhu cầu Maslow trong quản trị nhân sự

 Tháp nhu cầu Maslow từ lâu đã quá quen thuộc và được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực. Ngoài ra, việc ứng dụng tháp nhu cầu Maslow trong quản trị nhân sự là để tăng sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp. Vậy tháp nhu cầu Maslow là gì? Ứng dụng tháp nhu cầu của Maslow trong quản trị nhân sự như thế nào? 

1. Tháp nhu cầu Maslow là gì?

Tháp nhu cầu Maslow là một lý thuyết động lực trong tâm lý học. Đó là mô hình 5 tầng của kim tự tháp để thể hiện nhu cầu tự nhiên của con người phát triển từ nhu cầu cơ bản đến các nhu cầu cao hơn bao gồm:

• Nhu cầu sinh lý (physiological)
• Nhu cầu an toàn (safety)
• Nhu cầu quan hệ xã hội (love/belonging)
• Nhu cầu kính trọng (esteem)
• Nhu cầu thể hiện bản thân (self - actualization)

2. Ứng dụng tháp Maslow trong quản trị nhân sự

2.1 Nhu cầu về sinh lý (physiological)

Với nhu cầu này, các nhà quản lý nhân sự cần phải nắm bắt được những mong muốn của nhân viên trong công việc. Lương thưởng và phúc lợi chính là những vấn đề mà ứng viên quan tâm nhất. Hai vấn đề này sẽ quyết định khả năng ứng viên có duy trì được cuộc sống hay không?

Nhà quản lý có thể đưa ra hướng giải quyết này bằng việc đưa ra một chính sách lương tốt cùng với chế độ đãi ngộ công bằng - minh bạch, được tiến hành qua các tiêu chí khác nhau như: chỉ số đo lường hiệu suất làm việc - KPI, thái độ làm việc và hiệu quả công việc.

Các nhà quản lý nên quan tâm nhiều hơn tới nhu cầu cơ bản của nhân viên bằng cách đảm bảo phúc lợi như: thưởng sáng kiến, doanh số, phát lương tháng 13 hay tổ chức chăm sóc sức khỏe nhân viên, du lịch hàng năm…Ngoài ra nên cung cấp miễn phí các bữa trưa hoặc ăn giữa ca, party từng quý khiến nhân viên cảm thấy được quan tâm và vô thức hình thành nên cảm giác gắn bó hơn với công ty.

2.2 Nhu cầu về sự an toàn, an ninh (safety)

Với nhu cầu này nó sẽ được ứng dụng ra sao trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Khi tuyển dụng, nhân viên muốn cảm nhận được sự an toàn, rõ ràng, minh bạch trong hợp đồng lao động cũng như các chế độ y tế bảo hiểm.

Một số giải pháp có thể được đưa ra để đáp ứng yêu cầu này là:

• Không gian làm việc tự nhiên, thoải mái, an toàn với đầy đủ các trang thiết bị cần thiết.
• Đồng bộ các quy chế về tăng ca, chế độ thưởng hợp lý.
• Tuân thủ và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn nhằm đảm bảo an toàn lao động, tiến hành xây dựng phòng cháy chữa cháy, trang bị đồng phục bảo hộ lao động và các thiết bị hỗ trợ khi thực hiện các công việc nguy hiểm.
• Nhân viên được thư giãn, rèn luyện thể dục thể thao trong một không gian hoàn hảo để phát triển thể chất, tâm lý cho nhân viên.

2.3 Nhu cầu quan hệ xã hội (love/belonging)

Sự giao tiếp chính là một trong những yếu tố quan trọng để đáp ứng nhu cầu xã hội của nhân viên. Nhà quản trị có thể:

• Mở rộng giao lưu giữa các bộ phận thông qua các hoạt động nội bộ trong công ty.
• Tạo ra các buổi review giữa các quý để nhân viên có thể bày tỏ những suy nghĩ của mình.
• Tạo ra môi trường tương tác thông qua các dịp lễ. Ví dụ như: Ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3, sinh nhật của từng nhân viên, ...

2.4 Nhu cầu kính trọng, tôn trọng (esteem)

Khi đã gắn bỏ đủ lâu với doanh nghiệp, nhân viên sẽ tự hình thành nhu cầu được chia sẻ, mong muốn được công nhận về năng lực cùng với sự đề bạt, thăng tiến. Họ luôn mong rằng năng lực của mình sẽ được ghi nhận. Để đáp ứng được nhu cầu được tôn trọng, các nhà quản trị nên: 

• Tạo cơ hội để mỗi nhân viên có thể cạnh tranh công bằng, chứng minh giá trị cũng như thực lực của bản thân.
• Quan tâm nhiều hơn đến việc xây dựng lộ trình phát triển cá nhân cho nhân viên phù hợp với khả năng của từng cá nhân.
• Thiết lập các chính sách đánh giá, nhân xét theo khung tiêu chí: chuyên môn, kỹ năng, thái độ, ...
• Đưa ra các chính sách tuyên dương khen thưởng cho những thành viên có thành tích nổi bật.

2.5 Nhu cầu thể hiện bản thân (self - actualization)

Dưới đây là những cách thức giúp tháp nhu cầu Maslow trong quản trị được vận hành thật hiệu quả. Nhân viên có cơ hội thể hiện bản thân:

• Tạo cơ hội cho nhân viên phát triển, sáng tạo hơn trong công việc. Họ nên được giao các dự án tương xứng với năng lực của họ. 
• Nhân viên cần được dẫn dắt, hỗ trợ từ những người giàu kinh nghiệm và trưởng thành hơn.
• Khuyến khích nhân viên đưa ra những đóng góp vào quá trình phát triển trong hoạt động tổ chức.
• Thể hiện các lý tưởng hình thức như: ổn định hay giao quyền để nhân viên bộc lộ tiềm năng.

Lời kết: Bài viết trên đã cho chúng ta hiểu rõ được tháp nhu cầu Maslow là gì? Ứng dụng của tháp nhu cầu Maslow trong nhân sự. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc ứng dụng tháp Maslow vào trong doanh nghiệp của mình nhé.

Eisenhower là gì? Tìm hiểu 4 cấp độ ma trận Eisenhower

 Con người thường ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp hơn so với các công việc dài hạn. Bạn dần tập trung quá nhiều vào đó và thường bỏ qua những việc quan trọng cần làm của mình. Để phân biệt và cân bằng giữa nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, ma trận Eisenhower sẽ giúp cho bạn cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình. 

1. Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower hay còn được gọi là ma trận ưu tiên của Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả dựa trên tiêu chí khẩn cấp và quan trọng. 

Eisenhower là một công cụ quyết định đơn giản và được chia danh sách làm việc ra thành 4 cấp độ : nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia thành 4 hộp ưu tiên với những nhiệm vụ bạn nên tập trung vào trước và những nhiệm vụ bạn nên ủy quyền hoặc loại bỏ nó.

2. 4 cấp độ ma trận của Eisenhower

Cách áp dụng Eisenhower sẽ trải qua 4 cấp độ:

• Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ phải làm ngay lập tức).
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

2.1 Cấp độ 1: Quan trọng, khẩn cấp 

Với cấp độ này chiếm từ 15-20%, công việc là ưu tiên số 1, phải làm ngay. Bao gồm 3 loại công việc:

• Xảy ra không đoán trước: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ,....
• Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ,...
• Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, thuyết trình, kiểm tra,....

2.2 Cấp độ 2: Quan trọng, không khẩn cấp

Chiếm từ 60-65% thời gian. Nhiệm vụ không khẩn cấp nhưng quan trọng sẽ giúp bạn quản lý được thời gian tốt, đạt mục tiêu lâu dài. Bạn cần lên lịch, lên kế hoạch để tránh tình trạng bỏ sót, lãng quên bởi quá tập trung vào các nhiệm vụ khẩn cấp.

Những người năng suất và thành công đều nhờ vào việc họ dành phần lớn thời gian của họ vào công việc này. Và được tác giả của cuốn sách “7 thói quen của những người có tầm ảnh hưởng lớn” - Stephen Covey gọi là Góc phần tư của chất lượng.

2.3 Cấp độ 3: Không quan trọng, khẩn cấp

Những việc này không quan trọng nhưng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn không kiểm soát được. Thông thường nó được khuyến khích ủy quyền cho người khác thay vì mất thời gian xử lý. Hoặc bạn nên tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự. Cấp độ nên chiếm từ 10-15%.

2.4 Cấp độ 4: Không quan trọng, không khẩn cấp

Bạn nên cắt giảm thậm chí là loại bỏ các khoảng thời gian không cần thiết như: chơi game, tán gẫu bạn bè, uống cà phê, xem phim,...Bạn nên chỉ dành dưới 5% cho cấp độ này. Vì chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại được lợi ích gì đáng kể.

Lời kết: Mong rằng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ về ma trận eisenhower. Với phương pháp quản lý thời gian này, bạn sẽ biết đánh giá lại các nhiệm vụ ưu tiên của mình, biết phân loại và giải quyết được các thứ tự ưu tiên. Đồng thời, bạn sẽ học được các tập trung vào nhiệm vụ quan trọng hơn là các sự khẩn cấp không cần thiết.

Adhocracy culture là gì? Lợi ích của của văn hóa Adhocracy

Văn hóa doanh nghiệp là nền tảng giúp doanh nghiệp thành công. Adhocracy culture là một mô hình doanh nghiệp được khuyến khích áp dụng trong môi trường sáng tạo.

1. Adhocracy culture là gì?

Adhocracy culture hay văn hóa sáng tạo là dạng văn hóa thúc đẩy sự linh hoạt, khuyến khích nhân viên sử dụng tư duy sáng tạo và cùng nhau tìm ra giải pháp, thích ứng với các tình huống và khó khăn mới. Đây là hệ thống văn hóa doanh nghiệp tổ chức và quản lý linh hoạt, bài xích sự cứng nhắc.

Doanh nghiệp nếu áp dụng tốt văn hóa sáng tạo có thể phát triển thành một tổ chức năng động và phức tạp,  cách thức hoạt động khác xa hoàn toàn với văn hóa thông thường. Nó giúp doanh nghiệp nắm bắt và hành động theo các cơ hội mới nhanh nhất để có được lợi thế cạnh tranh.

2. Ưu và nhược điểm của Adhocracy culture

2.1 Ưu điểm:

Văn hóa adhocracy có những ưu điểm riêng của nó như:

Quá trình đưa ra quyết định nhanh chóng, linh hoạt.

Các nhân viên thường đa tài và có thể đảm nhận nhiều trách nhiệm.

Tổ chức adhocracy culture thường có sự đổi mới, “phóng khoáng” hơn, phù hợp với những người trẻ và sáng tạo.

Ai cũng có quyền đưa ra ý kiến mà không sợ bị gạt bỏ.

Môi trường làm việc không quá nghiêm túc vì tập trung nhiều hơn vào sự hợp tác và làm việc nhóm.

2.2 Nhược điểm:

Văn hóa adhocracy còn có một vài nhược điểm cần được khắc phục như:

Dễ xung đột và khó giải quyết.

Các giải pháp đưa ra nửa vời.

Độ cạnh tranh cao.

Các tập đoàn lớn có hội đồng có thể khó chấp nhận một tổ chức không có hệ thống phân cấp chính thức

Không phù hợp với những người thích truyền thống hơn ứng biến.

Lời kết: Mong rằng bài viết này sẽ giúp mọi người hiểu được adhocracy là gì và ưu nhược điểm khi sử dụng nó. Để biết thêm về các mô hình văn hóa doanh nghiệp khác, hãy cùng xem thêm các bài viết khác tại blog nhé!

Nguyên tắc SWAN là gì? 4 tiêu chí của nguyên tắc SWAN

Nguyên tắc SWAN là gì Các tiêu chí tạo nên nguyên tắc SWAN gồm những gì? Bài viết này sẽ cho bạn hiểu rõ thêm về nguyên tắc này nhé.

1. Nguyên tắc SWAN là gì?

Nguyên tắc SWAN là một nguyên tắc rất hữu dụng được các HR sử dụng để tìm ra các ứng viên phù hợp tiềm năng và phù hợp nhất với doanh nghiệp và vị trí cần tuyển.

SWAN không mang nghĩa là thiên nga mà nó dựa trên 4 tiêu chí cấu thành gồm: Smart, Work hard, Ambitious, Nice. Đây là những tiêu chí vô cùng quan trọng trong tuyển dụng, là thước đo để đánh giá, nhận định phù hợp với vị trí công việc, từ đó giúp nhà lãnh đạo, nhà tuyển dụng thu hút được nhân lực phù hợp. Trong phần dưới đây, Blognhansu sẽ giúp các bạn làm rõ từng tiêu chí của nguyên tắc này.

2. 4 tiêu chí của nguyên tắc SWAN

2.1 Smart - Nhanh nhẹn

Smart là sự thông minh, khả năng sáng tạo, giải quyết vấn đề cũng như khả năng học hỏi của ứng viên. Sự nhanh nhẹn của một ứng viên luôn luôn thu hút nhà tuyển dụng trong việc tìm kiếm ứng viên phù hợp với doanh nghiệp. 

Để biết ứng viên có phải người nhanh nhẹn, tư duy thông minh mà chưa có kết quả công việc cụ thể thì cần dựa vào cách họ tiếp nhận, xử lý câu hỏi tình huống. Nếu họ xử lý được các tình huống đó một cách nhanh chóng, phù hợp thì có thể giúp các nhà tuyển dụng đánh giá tốt hơn về năng lực tư duy và trí tuệ của ứng viên.

2.2 Work hard - Sự chăm chỉ

Bên cạnh sự nhanh nhẹn, các nhà tuyển dụng còn đề cao sự chăm chỉ bởi sự chăm chỉ có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự thành công. Đây là một tiêu chí vô cùng quan trọng được các nhà tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên. 

Work hard có mối liên kết với sự kiên trì, sức bền hay ý chí nỗ lực của con người. Nó chính là động lực để thúc đẩy con người vượt qua khó khăn và thử thách, tránh sự lười biếng.

2.3 Ambitious - Tham vọng

Nhiều nhà lãnh đạo đặt ra câu hỏi rằng:” Tại sao lại phải tuyển người có tham vọng?” Bởi người có tính tham vọng thường có mục tiêu sống rõ ràng, ý chí nỗ lực tuyệt vời để đạt được những mục tiêu của mình. Họ còn là những người có tính trách nhiệm cao, tâm huyết trong công việc và vai trò của mình. 

Vậy làm thế nào để biết ứng viên có tham vọng hay không? Các nhà tuyển dụng nên đặt ra các câu hỏi liên quan đến tính cạnh tranh, hay sự tham vọng của họ trong công việc, cuộc sống. Ví dụ như: “ Bạn có phải người tham vọng hay không? Bạn đánh giá mức độ cạnh tranh của bạn như thế nào trong môi trường làm việc trên thang đánh giá từ 1-5?”

2.4 Nice - Tử tế, dễ chịu 

Nice đề cập đến sự thân thiện, tử tế của ứng viên. Những người có tính cách thân thiện, lối sống tích cực thường rất dễ hòa đồng với môi trường mới, có tinh thần làm việc tập thể và có sự đóng góp lớn. Nice còn là nhân tố quan trọng để tạo ra môi trường tích cực. Đây không phải yếu tố hàng đầu nhưng nó cũng rất quan trọng, giúp nhà tuyển dụng tìm kiếm được ứng viên phù hợp với công ty.

Lời kết: Mong rằng bài viết trên đây của Blognhansu sẽ giúp bạn hiểu nguyên tắc SWAN là gì và các tiêu chí để tạo ra nguyên tắc SWAN.

Think outside the box là gì? Tại sao nên "bước ra chiếc hộp"?

Đôi khi, để giải quyết các vấn vấn đề phức tạp, chúng ta cần nhìn xa hơn những giới hạn quen thuộc. Đó là lúc chúng ta cần suy nghĩ theo cách không truyền thống - “outside the box”- nghĩ ra những ý tưởng mới mẻ, khác biệt và đột phá.

1. Outside the box là gì?

Think outside the box hay tư duy đột phá được hiểu là lối tư duy sáng tạo theo hướng khác biệt, không bị gò bó hay đi theo lối mòn thông thường. Kiểu tư duy này thường được sử dụng để đưa ra các quyết định khó khăn, đòi hỏi một cách tiếp cận sáng tạo đối với các vấn đề. Nó liên quan đến việc nhìn nhận một vấn đề từ một góc nhìn khác và đưa ra các giải pháp hiệu quả, phù hợp nhất.

2. Tại sao Outside the box lại quan trọng?

Những lợi ích của outside the box mang lại sẽ là câu trả lời rõ ràng nhất cho câu hỏi trên:

2.1. Có cái nhìn tốt hơn về cuộc sống.

Mở rộng quan điểm có thể mở ra một góc nhìn mới về các sự kiện trong cuộc sống và sự nghiệp của mỗi chúng ta. Nếu sẵn lòng xem xét các quan điểm khác nhau và các phương pháp tiếp cận khác nhau đối với các vấn đề, chúng ta có thể phát triển những giải pháp hiệu quả và phù hợp hơn.

2.2. Có chất lượng làm việc tốt hơn.

Tư duy sáng tạo - outside the box giúp tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng cao hơn.

2.3. Sáng tạo hơn trong giải quyết vấn đề.

Think outside the box có thể giúp ích rất nhiều trong công việc của mỗi người. Vì tư duy đột phá thường cho phép chúng ta tưởng tượng ra các phương pháp tiếp cận không thông thường để giải quyết vấn đề.

2.4. Khả năng thích ứng cao hơn.

Sự thay đổi trong sự nghiệp là không thể tránh khỏi, vì xu hướng luôn biến đổi theo nhu cầu của khách hàng. Để duy trì sự thích nghi, hãy tư duy đột phá và phát triển tầm nhìn xa, từ đó tìm ra giải pháp cho các vấn đề trong tương lai.

Các bước thực hiện tư duy ngoài chiếc hộp - think outside the box: 

1. Nhận biết ý tưởng hiện tại

2. Mở rộng kiến thức và tìm hiểu

3. Đặt câu hỏi và thách thức giả định

4. Sử dụng phương pháp tư duy sáng tạo

5. Kết hợp ý tưởng và tạo ra giải pháp mới

6. Kiểm tra và thử nghiệm

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Think outside the box và tầm quan trọng của nó. Hãy vận dụng nó trong công việc và cuộc sống để đạt hiệu quả cao hơn nhé.

Các hình thức trong giao tiếp phổ biến

Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng mà ai cũng cần có và trong bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn tuyển những người có giao tiếp tốt. Vậy theo bạn kỹ năng giao tiếp là gì và các hình thức giao tiếp. Blognhansu sẽ giúp bạn giải đáp điều đó nhé.

1. Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là khả năng của một người trong việc ứng xử và truyền đạt ý kiến, thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu đến người khác. Thông qua ngôn ngữ, cử chỉ, giọng điệu và biểu cảm khuôn mặt để tạo ra những sự tương tác và truyền tải thông điệp và lắng nghe, phản hồi để đạt được mục tiêu trong giao tiếp. Điều này giúp chúng ta xây dựng mối quan hệ xã hội, làm việc nhóm cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp trong môi trường làm việc.

2. Các hình thức trong giao tiếp

2.1 Giao tiếp bằng lời nói

Đây là hình thức được mọi người sử dụng phổ biến nhất. Một vài ví dụ bằng lời nói:

• Thảo luận trong cuộc họp nhóm.
• Đưa ra những ý kiến của mình trong buổi họp.
• Truyền đạt thông tin trong buổi thuyết trình.
• Trao đổi ý kiến và ý trong cuộc trò chuyện nhóm.

2.2 Giao tiếp bằng văn bản

Hình thức này thường được giao tiếp bằng email, tin nhắn, ghi chú, báo cáo, tài liệu,...

• Gửi email để trao đổi thông tin và yêu cầu. 
• Gửi tin nhắn để thông báo và thảo luận.
• Viết báo cáo hoặc tài liệu để chia sẻ thông tin chi tiết.

2.3 Giao tiếp bằng hình ảnh 

Gồm việc giao tiếp bằng bản đồ, hình ảnh, tranh ảnh, biểu đồ,...

• Sử dụng biểu đồ để trình bày dữ liệu và số liệu.
• Sử dụng hình ảnh hoặc tranh ảnh để minh họa ý tưởng và khái niệm.
• Sử dụng bản đồ để mô tả sự phân bổ địa lý hay quy trình.

2.4 Giao tiếp bằng hành động

Sử dụng giao tiếp thông qua ngôn ngữ cơ thể như cử chỉ, biểu hiện khuôn mặt, thái độ, phong cách ăn mặc,...

• Sử dụng cử chỉ và biểu hiện để truyền đạt ý kiến và tình cảm.
• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể để thể hiện thái độ và ra quyết định.
• Phong cách ăn mặc để truyền đạt văn hóa và tính cách cá nhân.

2.5 Giao tiếp bằng phương tiện truyền thông

Giao tiếp bằng truyền hình, radio, báo chí,...hoặc các phương tiện truyền thông khác.

• Tham gia phỏng vấn trên truyền hình hoặc radio.
• Đọc và viết bài báo cho các phương tiện truyền thông.
• Sử dụng các kênh truyền thông xã hội để giao tiếp và chia sẻ thông tin.

2.6 Giao tiếp bằng trực quan

Thông qua âm nhạc, biểu đồ, ký hiệu,..

• Sử dụng âm nhạc để truyền đạt cảm xúc và ý nghĩa.
• Sử dụng biểu đồ, ký hiệu để đưa ra thông tin một cách dễ hiểu.
• Sử dụng các phương tiện truyền thông: video, phim,...để truyền tải thông điệp một cách sinh động.

Lời kết: Mong rằng bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu được kỹ năng giao tiếp là gì và 6 hình thức phổ biến trong giao tiếp. Kỹ năng là giao tiếp là điều tất yếu và quan trọng trong việc truyền đạt ý kiến, tạo sự hiểu biết và nâng cao tính tương tác trong môi trường làm việc và xã hội.

Gantt là gì? 4 bước lập biểu đồ Gantt đơn giản

 Biểu đồ Gantt Chart được các công ty ứng dụng rất nhiều trong việc lập kế hoạch, đưa ra cái nhìn trực quan về việc quản lý dự án và quản lý tiến độ hiệu quả công việc. Vậy biểu đồ Gantt là gì? Cách lập biểu đồ Gantt như thế nào để hiệu quả. Bài viết dưới đây của Blognhansu sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Gantt nhé.

1. Biểu đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt (Gantt Chart) là biểu đồ để trình bày các nhiệm vụ, sự kiện theo thời gian một cách trực quan gồm các danh sách các công việc cần thực hiện và thanh mô tả của công việc đó. Biểu đồ Gantt hiển thị các thanh ngang có độ dài khác nhau thể hiện thời gian của mỗi nhiệm vụ trong dự án, gồm thời lượng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

2. Các bước lập biểu đồ Gantt 

Trong phần dưới đây, Blognhansu sẽ bật mí cho bạn 4 bước để lập biểu đồ Gantt đơn giản và hiệu quả. 

Biểu đồ Gantt có thể được tạo qua các phần mềm quản lý dự án hoặc bảng tính như Microsoft Excel hoặc Google Sheet.

2.1 Bước 1: Xác định đầu mục công việc quan trọng

Trước tiên, bạn cần liệt kê hết tất cả các đầu công việc của dự án cũng như các mục tiêu mà dự án cần đạt được. Tiếp đến, bạn cần đặt tên cho dự án và xác định được thời gian sớm nhất để bắt đầu dự án và thời gian ước lượng để thực hiện dự án đó.

2.2 Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Ở bước này, bạn cần xác định được mối quan hệ giữa các công việc với nhau, đây cũng được xem là điểm mạnh của biểu đồ này để thể hiện được mối tương quan giữa các đầu mục công việc, xác định được công việc nào cần thực hiện theo trình tự trước sau, công việc nào có thể thực hiện song song.

Công việc “tuần tự” hay còn gọi là “tuyến tính”: Những công việc phải được thực hiện và hoàn thành trước thì mới tiếp tục được công việc tiếp theo.

Công việc “song song”: Những công việc được thực hiện và hoàn thành cùng lúc với nhau. Một dự án, càng có nhiều đầu mục công việc song song thì thời gian thực hiện càng được rút ngắn.

Biểu đồ Gantt thường có 3 mối liên hệ phổ biến:

• Start to Start (SS): Công việc SS bắt đầu cho đến khi công việc trước đó bắt đầu.
• Finish to Finish (FF): Công việc FF kết thúc sau khi công việc trước đó kết thúc.
• Finish to Start (FS): Công việc FS bắt đầu sau khi công việc trước đó liên quan kết thúc.

Bước 3: Biểu diễn lên biểu đồ Gantt 

Khi đã thu thập đầy đủ dữ liệu cần thiết, bạn sẽ tiến hành vẽ biểu đồ Gantt. Bạn có thể vẽ tay hoặc sử dụng các công cụ, phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ quản lý khác như Base Wework, Zoho Projects, Gantt Canva,...giúp cho phép bạn truy cập vào dữ liệu mọi nơi, thuận tiện cho việc thảo luận, báo cáo dự án.

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Dự án sẽ được di chuyển theo biểu đồ trục tung thể hiện các công việc đang có tiến triển.

Nhưng trong quá trình triển khai thực tế, dự án sẽ có nhiều yếu tố tác động. Do đó, bạn cần thường xuyên theo dõi, cập nhật để không làm chậm trễ tiến độ dự án. Điều này sẽ giúp nhà quản lý dự án cập nhật đầy đủ thông tin một cách rõ ràng và có kế hoạch cho các thành viên và đối tác.

Lời kết: Bài viết trên đây đã giúp người đọc hiểu được biểu đồ Gantt là gì và các bước tạo biểu đồ Gantt hiệu quả. Mong rằng biểu đồ này sẽ giúp ích cho bạn trong việc quản lý dự án một cách có kế hoạch và rõ ràng cho các bên.