Kỹ năng giao việc cho nhân viên hiệu quả khi bạn làm sếp

Sưu tầm: các mẫu đơn xin việc

Kỹ năng giao việc cho nhân viên hiệu quả khi bạn làm sếp

Bạn đã từng nhờ việc ai đó nhưng kết quả lại không như ý? Bạn đã từng giúp ai đó một việc gì nhưng không làm họ hài lòng? Bạn đã từng cảm thấy có bộn bề công việc, không đủ thời gian và công sức để giải quyết hết? Những lúc như thế bạn cần đến kỹ năng giao việc cho người khác.

Vậy, giao việc là gì?

Giao việc là bàn giao một phần hay toàn bộ công tác cho người khác (đồng nghiệp, bạn bè, cấp dưới, người thân,…). Khi đó, bạn vẫn bảo đảm công tác được thực hành đúng tiến độ, yêu cầu đặt ra mà không nhất mực cần bạn trực tiếp tham dự.

Bạn sẽ thu được ích lợi gì khi giao việc?

   Thứ nhất, giao việc giúp bạn có thêm nhiều thời gian và tập trung vào những điều quan trọng nhất. Thực tế, bạn luôn có rất nhiều việc cần làm, nhiều khi đó là những việc cần được tiến hành đồng thời hoặc cần sức mạnh tập thể. Trong khi đó, bạn không đủ thời kì, công sức, trí tuệ và chuyên môn để làm tốt tất cả những công tác đó.

   Thứ hai, khi giao việc cho ai là bạn đã tạo điều kiện cho người đó phát triển năng lực và sự tự tin. Thông thường bạn không thích giao việc vì chưa thực thụ tin tưởng vào họ, bạn e dè họ không làm đúng theo ý mình nên muốn tự làm mọi việc. Bên cạnh đó, mỗi người giỏi một lĩnh vực, bạn hãy giao việc theo đúng chuyên môn của họ. Thông qua công việc, không những họ được đóng góp cho tập thể, được giúp bạn mà còn được làm công việc họ yêu thích.

   Thứ ba, nếu bạn là sếp, giao việc giúp bạn có điều kiện để đào tạo và đạo tạo viên chức, nhận ra năng lực của họ. Giao việc hiệu quả cũng chính là một nghệ thuật tập huấn và phát triển năng lực con người. Khi nhân viên đạt được thành công trong công việc, bạn mới có thời cơ nhận ra nỗ lực của họ, khuyến khích họ phát huy năng lực của mình. Từ đó, bạn giúp mang lại cho họ niềm vui và động lực trong công tác.

   Thứ tư, giao việc giúp đảm bảo thời kì và tiến độ công việc. Khi giao việc, bạn sẽ đảm bảo công tác lớn được chia thành nhiều công đoạn nhỏ, mỗi công đoạn có nhiều người tham gia và được tiến hành song song. Bằng cách đó, bạn đã tạo ra "đòn bẩy” về thời gian và sức mạnh của tập thể, giúp bạn bảo đảm thời hạn và chất lượng công việc

1. Lợi ích của giao việc

   Nhiều công việc được thực hiện trong cùng thời gian sẽ tạo điều kiện tiện lợi cho việc hoàn tất mục tiêu.

   Trách nhiệm nhân viên được xác định và nâng lên, viên chức trở thành quan hoài và có trách nhiệm.

   Sự cắt cử bổn phận quyền hạn rõ ràng sẽ giúp cho việc kiểm tra của nhà lãnh đạo bớt khó khăn hơn.

   Tân dụng hết nguồn viên chức và hiệu suất làm việc tăng lên.

   Nếu không biết giao việc dẫn đến nhân sự tự làm, hỏng nhiều và nhà quản lý phải xử lý sự vụ chủ nghĩa nhiều hơn.

   Nhân viên trưởng thành tiến bộ.

   Chất lượng làm việc của từng cá thể được kiểm tra chính xác hơn.

   Những việc tẩm bổ, khen thưởng ảnh hưởng trực tiếp tới mọi người. Viên chức cảm thấy mãn nguyện và dễ nhất trí hơn.

   Người lãnh đạo có thời gian để làm những công tác mà chẳng thể giao cho người khác được. Người lãnh đạo có nhiều thời kì để lập kế hoạch, tổ chức, thực hành cà đánh giá.

2. Những biểu đạt của bệnh cắt cử tồi

   Công việc thường trễ hạn, và tổ chức hay gặp khó khăn do những quyết định đưa ra chận trễ.

   Không tìm được người trong tổ chức để giao việc.

   Một số nhân viên quá bận rộn - Một số nhân viện ngồi không
.
   Các viên chức được giao những nhiện vụ không liên quan gì tới chuyên môn và nghiệp vụ của họ.
   Các viên chức không tự tín vào quyền hạn của mình.

   Quyết định của nhân sự thường vượt quá hạn của mình và nhường nhịn như chẳng ai biết ai là người đảm trách dự án.

   Các viên chức có ảnh hưởng không được thông báo những thong tin nằm trong kế hoạch và mục đích.

   Các viên chức có năng lực đôi khi cảm thấy nhàn chán, tổ chứa có nhiều nhân viên xin nghỉ việc.

   Người lãnh đạo thỉnh thoảng can thiệp vào việc đã được giao mà không duyệt người đã phân qua việc đó.

   Người lãnh đạo thường quá bận rộn không có thời gian quan hoài tới nhân sự.

3. Những trở lực từ nhà lãnh đạo trong giao việc

   Nhà lãnh đạo không biết điều hành, cắt cử.

   Nhà lãnh đạo cho rằng họ có thể làm việc này tốt hơn những người khác trong tổ chức.” Tôi tự làm mọi việc thì nhanh hơn và dễ dàng hơn, bởi vì tôi hiểu chúng rõ hơn và biết cách làm”. Hay "công tác quản trị đòi hỏI tôi phảI đảm nhận những nhiệm vụ thật sự quan trọng theo một cách riêng”.

   Nhà lãnh đạo sợ các nhân viên sẽ không thích, nếu họ trông đợi ở viên chức của họ quá nhiều.

   Nhà lãnh đạo không chắc chắn vào người nào để giao việc.”Tôi không tin tưởng khi giao việc cho viên chức làm một mình”.

   Nhân sự thiếu kinh nghiệm và nồng hậu.

   Nhân viên sợ nghĩa vụ.

   Viên chức sợ phê bình và tránh việc mạo hiểm

4. Những khó khăn trong giao việc:

   Nhà lãnh đạo thường chỉ giao cho nhân sự những việc lặt vặt vô nghĩa

   Các nhân sự luôn ca cẩm không biết cách giải quyết công tác

   Các viên chức họ nói rằng họ quá bận rộn

   Nhà lãnh đạo cho rằng, giao việc đó cho viên chức sẽ mất thời kì hơn là tự làm

   công tác điều hành cao, cần phảI có chữ ký của nhà lãnh đạo và tài liệu chính, như hoá đơn vận chuyển và nhận hàng.

   Nhà lãnh đạo nghĩ rằng:”Nếu giao việc cho viên chức thì không còn việc gì làm”.

   Nhà lãnh đạo không đủ hiểu biết để đánh giá và điều hành công tác.

   Các viên chức được giao nhiệm vụ quay lại hỏi nhà lãnh đạo cách thực hành và xin giúp đỡ.

   Một đôi viên chức được giao quá nhiều việc và một số nhân sự khác lại không có việc làm.

   Các nhân viên không hiểu biết về điều lệ cũng như mục tiêu của tổ chức .

   Các nhân sự thường không làm theo cách thức của nhà lãnh đạo.

   Nhà lãnh đạo giao những công việc ít mang tính thách thức cho hầu hết các viên chức đã được huấn luyện.

   Các viên chức đang làm việc vựơt quá khả năng của mình.

5. Tính hợp lý trong kỹ năng giao việc

   Nhà lãnh đạo phải tường trình dự án đầy đủ.

   Nhà lãnh đạo cần phải xác định chừng độ thực thi và thời kì biểu khi thực hiện công việc.

   Nhà lãnh đạo cần tập huấn hoặc hổ trợ khi nhân viên cần bất kỳ lúc nào.

   Nhà lãnh đạo phải nêu những vấn đề kế tiếp mà mình thường đợi mong.

   Nhà lãnh đạo cần phải báo cho nhân viên khác biết ai là người chịu bổn phận công tác này.

   Giải thích rõ chừng độ quyền hạn khi được giao việc.

6. Nhà lãnh đạo chia sẻ quyền lực

   Hãy xem xét tình hình và sự kiện rồi lập báo cáo cho tôi. Sau đó tôi sẽ quyết định bạn sẽ làm gì

   Hãy xác định những vấn đề khó khăn, đưa ra hướng để xử lý công tác (có thể hỗ trợ nhiều hoặc ít tuỳ mỗi trường hợp) và khen ngợi viên chức đưa ra cách giải quyết mà mình hưởng ứng.

   Hãy cho tui biết bạn có ý định làm việc gì. Nhưng đừng có hành động khi chưa có sự đồng ý.

   Hãy giải quyết vần đề và cho tôi biết ý định của bạn trước khi thực hiện. Tôi ra lệnh ”không” thì đừng làm.

   Hãy giảI quyết vần đề và cho tôi biết bạn đã làm gì ?

   Hãy tự hành động và đừng có hỏi tôi trừ khi thật cần thiết.

7. Những vấn đề cần xem xét khi quyết định công tác được giao

   Những công tác mà nhân sự bắt buộc phải làm.

   Những công tác nhân sự nên làm, nhưng bạn có thể giúp nếu cần.

   Những công việc bạn có thể làm, nhưng viên chức cũng có thể làm nếu có thời cơ.

   Những công tác mà bạn nên làm, nhưng cần sự trợ giúp của nhân sự.

   Những công việc mà chỉ mình bạn mới có thể làm.

8. Những điều nhà lãnh đạo nên dự định

   Các nhân sự đều có quyền yêu sách, tỏ thái độ không đồng ý hay bằng lòng công tác.

   Các viên chức có thể đòi hỏI những vấn đề khó khăn và đề xuất viện trợ khi cần thiết.

   Những báo cáo tiến trình công tác phải được chuẩn bị đúng thời kì cho bạn hoặc cho những viên chức khác trong phòng ban thông tin.

   Những nhiệm vụ được hoàn tất là những chứng cứ tốt về việc điều hành viên chức một cách hoàn hảo.

   Nhân viên mới phải được chỉ dẫn cụ thể, rõ ràng và phải có ngườI kèm khi làm nhiệm vụ.

   Thời gian - tiền nong - Vật chất – Con người được xem là nguồn quý giá và phải được sử dụng một cách hợp lý….

9. Những vấn đề cần xem xét khi chọn viên chức để giao việc

   Đã phân tách kỹ những đòi hỏi của công việc trước khi khởi đầu quá trình lựa chọn nhân viên.

   Đã xem xét kỹ những thông tin khách quan về kỹ năng và kiến thức của người tìm việc, những thành công và thất bại trong kí vãng, khả năng làm việc độc lập, thái độ đối với công tác, với đồng sự, với cán bộ quản lý và với khách hàng ?

   Có chắc rằng mỗi nhân sự đều hiểu được đề xuất công việc và tin tưởng vào chừng độ thi hành.

11. Đưa ra kế hoạch giao việc

   Trình bày rõ nhiệm vụ và kết quả mong muốn.

   Đưa ra một chừng độ thực hiện công tác và thời gian biểu.

   Xác định rõ số lượng và chất lượng công tác.

   Giao mức độ quyền hạn.

   Đào tạo nhân viên theo yêu cầu công tác khi cần.

   Báo cho tất cả nhân sự khác ai sẽ là người có trách nhiệm.

12. Những điều nên tránh khi giao việc

   Luôn nghĩ rằng mình có thể làm mọi thứ.

   Không bao giờ cho nhân sự những công việc thử thách với đủ quyền hạn để thực thi công tác.

   Lựa chọn quá kỹ một mức độ quyền hạn khi giao việc.

   Bỏ qua những thời cơ giao việc cho các nhân sự mới và chưa qua thử thách.

   Nắm bắt những nhiệm vụ không mang tính quản trị mà mọi người đều có thể làm.

   Lơ là hoặc theo dõi chặt nhân sự.

   Ngăn cản, thông báo những thông báo quan trọng tương tác đến nhiệm vụ được giao.

   Tức tối, thất vẳng khi thấy nhân viên làm tốt nhiệm vụ.

   Chất đống công tác và để hầu hết nhân sự tin rằng chỉ có mình mới có thể làm được.

   Không khen ngợi và cổ vũ khi họ hoàn tất nhiệm vụ quan yếu…

Tổng hợp từ Internet