Làm sao để các trưởng phòng, bộ phận không làm việc "vật vờ"
Trưởng phòng, phòng ban là những người dẫn đầu một nhóm làm việc có cùng mục đích. Thông thường, các trưởng phòng, bộ phận là người phải là người dẫn đầu của phòng ban và chức năng khích lệ nhân sự là trách nhiệm của họ. Bên cạnh đó, một nhân tố ít nhiều người quan hoài tới chính là làm sao để cổ vũ các trưởng phòng, phòng ban.
Phương pháp khích lệ trưởng phòng, phòng ban có một số điểm dị biệt so với động viên nhân sự. Nếu khích lệ viên chức thường áp dụng phương áp "cây gậy và củ cà rốt" thì khích lệ trưởng bộ phận tinh tế và kết hợp duyệt y các bước:
1. Xác định rõ mục đích của phòng ban.
Việc này thường ít người quan hoài, nhưng trên thực tế lại là điều quan trọng nhất. Nhiều quản lý phòng không biết phải làm gì và định hướng phòng là gì. Bình thường hướng đi của phòng do chính trưởng phòng đó vạch ra, nhưng trong trường hợp trưởng phòng ban bế tắc, quản lý cao cấp hơn phải là người cùng họ xác định rõ mục tiêu. Hầu hết những trường hợp làm việc "vật vờ" của trưởng phòng ban là do không có hướng đi cho chính mình và bộ phận của mình.
2. Xác định rõ định nghĩa "thành công" của phòng, phòng ban
Quản trị cao cấp cũng cần phải khái niệm thế nào là "thành công" của phòng hoặc bộ phận đó khi đã có mục đích. Điều này có thể là đạt 80% kế hoạch hay hoàn thành xuất sắc 1 công tác quan trọng nào đó trong mục tiêu còn các mục tiêu còn lại chỉ cần đạt như kết quả... Năm trước. Tất cả phải được nêu rõ và đàm luận giữa lãnh đạo cơ quan và trưởng phòng, phòng ban.
3. Xác định rõ quan điểm kiểm tra trưởng phòng, bộ phận
Nếu bạn là CEO, bạn cần thống nhất quan điểm kiểm tra của mình. Bạn đánh giá trưởng phòng, bộ phận phê chuẩn mục tiêu của bộ phận hay kiểm tra dựa vào năng lực (competency) của trưởng phòng? hay bạn kết hợp cả hai...
4. Xây dựng hệ thống gắn kết giữa đánh giá và lợi quyền cá nhân và tập thể
Để đạt được hiệu quả, cơ quan phải có hệ thống gắn kết giữa nghĩa vụ và quyền lợi. Một số doanh nghiệp gắn chặt quyền lợi của trưởng phòng, bộ phận với hiệu quả của cả phòng, bộ phận.
Trên thực tế, có thể áp dụng 2 nhóm phòng, bộ phận
A. Phòng ban đem lại thu nhập: Thu nhập của trưởng phòng ban phụ thuộc vào thu nhập đem lại cho tổ chức của phòng. Càng làm nhiều, càng hưởng nhiều.
B. Bộ phận gián tiếp: Thu nhập của trưởng phòng ban cũng phụ thuộc vào hiệu quả, nhưng hiệu quả của bộ phận gián tiếp là các mục tiêu phi lợi nhuận được vạch rõ.
5. Xây dựng hệ nguyên soái tài trong trường hợp không đạt yêu cầu
Rất nhiều cơ quan hiện thời đang ứng dụng hình thức bổ nhậm có thời hạn. Việc này có tác dụng kích thích rất lớn và tạo động lực làm việc mạnh mẽ. Tuy nhiên, hệ thống kỷ luật cũng như đánh giá cán bộ phải gắn chặt chế tài vào hoạt động không hiệu quả.
6. Khích lệ bằng tinh thần:
Có rất nhiều CEO cho rằng cấp trưởng phòng bộ phận nếu không biết "tự khích lệ" thì không biết quản trị. Ngoài ra, nghĩa vụ khích lệ bằng tinh thần đối với trưởng phòng, phòng ban là nghĩa vụ lớn của CEO.
Biết khen ngợi và tôn trọng những bước tiến nhỏ của phòng. Biết tụ hội vào mục tiêu hơn là tụ hội vào những tiểu tiết... Sẽ tiếp lửa cho các trưởng phòng, phòng ban.
Khích lệ thành công là sự kết hợp giữa hệ thống (tính khoa học) và nghệ thuật làm việc với con người. Chúc thành công.
Dũng Nguyễn - quantrinhansu.Com.Vn
Ai nói tổ chức nhỏ toàn gặp khó khi tuyển dụng viên chức ?
Các doanh nghiệp nhỏ thường cảm thấy khó khăn khi muốn có được những nhân sự tuấn kiệt. Trong khi các công ty lớn có thể cung cấp nhiều lợi ích quyến rũ, thì nhường như đây lại là một “điệp vụ bất khả thi” đối với các cơ quan nhỏ. Nhưng các doanh nghiệp nhỏ vẫn có thể thu hút tài năng, nếu họ biết phải sử dụng “mồi câu” nào. Dưới đây là một số nhận định và lời khuyên của các chuyên gia về hoạt động tuyển dụng ở các cơ quan nhỏ.
Tại sao các đơn vị nhỏ gặp khó khăn trong việc thu hút và giữ chân các viên chức có năng lực?
Ở đây có một số lý do. Lý do trước nhất mà các người tìm việc phản ánh là mối nghi vấn về sự ổn định công việc. Đây luôn là điều quan hoài lớn nhất trong tâm não họ. Tuy vậy, điều này không hẳn đã đúng trong mọi trường hợp. Trên thực tiễn, làm việc tại nhiều tổ chức lớn chưa chắc đã ổn định, nếu người ta không biết rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp đó như thế nào.
Ngoại giả, cuộc khủng hoảng của các đơn vị B2B đã làm nảy sinh cảm giác rằng doanh nghiệp nhỏ thường kém ổn định hơn, và có nhẽ sẽ không có nhiều cơ hội thăng tiến trong công tác. Ngoài ra đôi khi còn có một vài yếu tố bất lợi giản đơn khác, chẳng hạn như văn phòng làm việc của các tổ chức nhỏ không được bề thế, địa điểm làm việc xa trung tâm...
Chủ đơn vị nhỏ có thể nhấn mạnh yếu tố ích lợi như thế nào?
Các công ty nhỏ nên bảo đảm với các ứng viên rằng công ty sẽ làm mọi việc có thể để duy trì ổn định công tác cho các nhân viên trong khuôn khổ ngân quỹ của tổ chức. Một nhân tố khác là cung cấp các lợi ích tối đa cho nhân viên, nếu có thể. Nhiều cơ quan nhỏ đã không nhận ra một số ích lợi giá trị vật chất đơn giản, nhưng có tương tác rất mạnh mẽ. Họ nói: “Chúng tôi không thể trang trải các phí nha khoa hay khám chữa bệnh”, nhưng nếu bạn so sánh các phí bảo hiểm với số tiền bạn đánh mất khi một nhân viên tốt đi khỏi tổ chức, chắc hẳn bạn sẽ không chút lần khần khi thực hành công tác này.
Một nhân tố khác là bạn có thể khuyến khích các ứng viên nhìn vào vị trí công việc một cách biện chứng. Quả thật, một doanh nghiệp lớn có thể đưa ra những chính sách săn sóc y tế cho viên chức mà công ty bạn không có, nhưng bạn có thể tạo ra những giấc mơ thật sự, thu hút sự lưu ý của các ứng viên bằng cơ học hỏi và tự chủ trong công tác. Họ sẽ nhận được nhiều nghĩa vụ công tác hơn và sẽ có khả năng ảnh hưởng trực tiếp tới tốc độ tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nhỏ hơn vẫn có thể thu hút đông đảo thiên tài, một khi biết quan hoài chu đáo trên bình diện cá nhân. Các ứng cử viên sẽ gắn bó với tổ chức bạn, nếu họ thật sự đánh giá cao yếu tố này. Những điều quan yếu hơn cả đối với một nhân viên là họ có thể thể nghiệm các ý tưởng mới, chủ động khai triển kế hoạch kinh doanh và làm việc một cách độc lập.
Cụ thể là cơ quan nhỏ có thể đưa ra những gì để thu hút các nhân sự tiềm năng?
Điều đầu tiên là ứng cử viên có thể được tuyển dụng chóng vánh hơn. Doanh nghiệp nhỏ thường không có ban tuyển dụng và hệ thống cấp bậc quản lý nhiều tầng để phê chuẩn trong quá trình tuyển dụng. Bởi vậy, các người tìm việc có thể nhanh chóng được đảm bảo công tác và họ sẽ cảm thấy mình được đánh giá cao.
Rưa rứa, bởi vì các doanh nghiệp nhỏ có bộ máy quản trị gọn nhẹ hơn, các CEO luôn làm việc sát cánh với nhân sự ở mọi cấp độ công việc. Điều này nên được nhấn mạnh trong quá trình phỏng vấn: Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp nên gặp gỡ trực tiếp các người tìm việc và đóng vai trò chủ động trong suốt quá trình tuyển dụng. Và trong khi CEO của các cơ quan lớn nhường nhịn như chẳng thể theo sát viên chức mới sau cuộc phỏng vấn, thì lãnh đạo tại công nhỏ có thể đảm bảo sự giao tiếp trong tổ chức được cởi mở và thường xuyên với các ứng viên có năng lực nhất, tạo ra ấn tượng tích cực nhất.
Khả năng tiếp cận các nhà quản lý hàng đầu như vậy còn có thể trở thành một động lực cho những viên chức nào muốn nhanh chóng gây lưu ý và thăng tiến trong công việc. Đương nhiên, mọi việc còn phụ thuộc vào năng lực và khát vẳng của người tìm việc. Trong một công ty nhỏ, nếu các nhân viên chỉ ngồi đó và xem đồng hồ để rồi sẽ ra về vào lúc 5h00, họ cũng sẽ được lưu ý, nhưng là những lưu ý phủ nhận cơ hội thăng tiến.
Các cơ quan nhỏ có thể làm gì để môi trường làm việc trở nên quyến rũ hơn?
Một doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn có thể xây dựng môi trường làm việc thú vị bằng nhiều cách thức khác nhau, chẳng hạn làm cho môi trường làm việc được thoải mái, giờ giấc làm việc linh động, giao du từ xa, các hoạt động xã hội, những chuyến nghỉ mát, tăng thời gian dành cho cá nhân hay bất kể chính sách thân thiện và khuyến khích nào khác mà các đơn vị lớn khó có thể đưa ra. Nếu đơn vị nhỏ của bạn vẫn có thể hoạt động bình thường với một đôi nhân viên làm việc tại nhà, hay chí ít là bán thời gian, bạn nên thử ngay. Một số công ty nhỏ đã thí nghiệm chương trình mới cho các nhân viên đi làm xa, họ cho phép các nhân viên này được làm việc tại nhà một đến hai lần trong một tuần. Nhiều đơn vị e sợ điều này, nhưng đây chính là nguyên tố khác biệt trong việc giữ chân hay đánh mất một nhân viên có năng lực. Bạn có thể không trả lương nhân sự cao bằng các tổ chức lớn khác, nhưng các nhân sự vẫn sẽ ở lại với doanh nghiệp bạn bởi sự linh động trong công việc là điều quan trọng đối với họ.
Một yếu tố khác là không khí vui vẻ tại văn phòng làm việc, khích lệ các giao dịch xã hội để viên chức trong cơ quan hiểu biết lẫn nhau. Các nghiên cứu gần đây cho thấy mọi người không thích ra đi nơi nào mà họ nhiều bạn bè. Một số doanh nghiệp nhỏ còn phát cho nhân viên thẻ của câu lạc bộ sức khoẻ ngay bên cạnh văn phòng. Mọi người sẽ đến đó tụ hội, trò chuyện vào bữa trưa hay sau khi làm việc. Phí tổn việc này hoàn toàn không phải là vấn đề, nếu bạn so sánh với chi phí trong trường hợp đánh mất và thay thế một viên chức tốt.
Môi trường vật chất tại nơi làm việc thì sao?
Các chủ cơ quan nhỏ cần nhận ra rằng môi trường là điều quan yếu đối với mọi người. Văn phòng làm việc không cần phải lát cẩm thạch cương, nhưng một tẹo trang chí tinh tế sẽ khiến các nhân sự cảm thấy thoải mái hơn với công việc, và họ sẽ tự hào về nơi mà họ làm việc.
Các nhà tuyển dụng không nên xem thường việc trang hoàng văn phòng và bảo đảm sự trang nhã của phong cảnh. Điều này sẽ tạo ra ấn tượng khá mạnh khi bạn tuyển dụng ứng viên. Hãy sử dụng màu sắc tường dịu nhẹ, trải tấm thảm sạch, sắp đặt vật dụng gọn gàng và đảm bảo văn phòng làm việc luôn đầm ấm.
Dù sao thì vấn đề căn bản nhất vẫn là lương thuởng. Vậy làm thế nào để một tổ chức nhỏ trở thành cạnh tranh?
Cơ quan nhỏ cần biết rõ mức lương dành cho các nhân viên có năng lực và chuẩn bị để đáp ứng điều đó nhằm bảo đảm thu hút nhân tài cho cơ quan mình. Một số doanh nghiệp nhỏ sẽ nói rằng họ không đủ tiền để trả thêm lương cho nhân sự, nhưng nếu doanh nghiệp bạn mới nổi và bạn muốn tiếp tục tăng trưởng, bạn sẽ chẳng thể đạt được mục tiêu đó với những nhân viên nhàng nhàng. Bạn cần đến các ứng viên tốt nhất - và họ không phải những người ngu ngốc. Họ biết rõ họ là những nhân sự có giá trị, thành ra bạn hãy đem lại những lợi ích tương xứng với nhân kiệt của họ khi làm việc tại cơ quan. Họ có thể làm việc cho những công ty nhỏ với những ích lợi thấp, nhưng họ sẽ không gắn bó nếu bạn muốn trả lương cho họ thấp như vậy.
Hiện tại, các tổ chức nhỏ có một số lợi thế cố định, bởi vì vấn đề lương tại đây không phải là mối quan tâm hàng đầu trong các kế hoạch cắt giảm tổn phí. Tổ chức nhỏ hoàn toàn có thể đặt ra các mức lương cạnh tranh sau khi nghiên cứu mức lương của các đơn vị khác.
Bạn có thể tự mình hoặc cử một ai đó đóng vai ứng viên đi xin việc và xác định xem các đơn vị khác trả lương như thế nào, song song biết được các người tìm việc mong muốn mức lương bao lăm. Hãy chú ý tới các dạng đãi ngộ mà nhiều ứng viên yêu cầu và họ nói gì về mức thu nhập ngày nay của họ. Thị trường nhân lực đang vận động từng ngày, do vậy bạn phải thường xuyên cập nhật thông báo để nắm bắt được những thay đổi đó. Nếu các ứng cử viên bạn muốn thu hút đều yêu cầu mức lương X, cao hơn so với mức lương bạn đưa ra, thì đừng vội khước từ. Hãy đàm phán từng bước với họ. Những nhân viên đích thực có năng lực sẽ không xuất hiện nhiều trên thị trường tuyển dụng, cho nên bạn đừng bỏ lỡ bất kể ứng cử viên nào nộp đơn ứng tuyển vào công ty bạn.
Quantri.Vn
0 nhận xét:
Đăng nhận xét