Quy trình phân tích công tác
Phân tách công việc là công việc trước hết cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự . Phân tích công việc khai mạc cho vấn đề tuyển dụng viên chức, là cơ sở cho việc bố trí viên chức ăn nhập. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng viên chức, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công tác.
Mục tiêu cốt yếu của phân tách công tác là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ cốt yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
1.1. Khái niệm:
- phân tách công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hành công tác một cách tốt nhất.
- Phân tích công tác cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công tác, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng bộc lộ công việc và bảng tiêu chuẩn công tác.
- Bảng biểu hiện công tác là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hành công việc, các điều kiện làm việc, nghĩa vụ thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hành công việc.
- Bảng tiêu chuẩn công tác là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, hoài vọng, thị hiếu... Của người thực hiện công tác.
Bảng biểu thị công tác và bảng tiêu chuẩn công tác được sử dụng làm thông báo cơ sở cho việc chọn lựa, tuyển lựa và huấn luyện viên chức, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công cần lao.
1.2. Thông báo để thực hành phân tích công việc:
Để thực hành phân tách công việc được xác thực cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây:
1. Thông tin về tình hình thực hành công tác:
Các thông báo được thu nhập trên cơ sở của công tác thực tiễn thực hành công tác, như cách thức làm việc, hao phí tổn thời kì thực hiện công tác, các nhân tố của thành phần công tác.
2. Thông báo về đề xuất nhân sự:
Bao gồm tất cả các đề xuất về nhân viên thực hành công việc như học thức, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết thúc đẩy đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân.
3. Thông báo về các đề xuất đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị phương tiện được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.
4. Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hành công việc:
Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời kì thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hành công việc của viên chức.
5. Các thông tin về điều kiện thực hành công việc:
Bao gồm các thông tin tác động đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh cần lao, thời kì biểu, điều kiện đơn vị hoạt động, của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục...
1.3. Lớp lang thực hành phân tách công việc:
Bước 1: Xác định mục tiêu sử dụng các thông tin phân tách công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tách hợp lý nhất.
Bước 2: Thu nhập các thông báo cơ bản trên cơ sở lược đồ đơn vị, các văn bản về mục đích đề nghị, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, lược đồ quy trình công nghệ và bảng diễn đạt công việc cũ (nếu có).
Bước 3: tuyển lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tách công việc nhằm làm giảm thời gian và tằn tiện hơn trong phân tích công tác, nhất là khi cần phân tích các công tác rưa rứa như nhau.
Bước 4: vận dụng các cách thức khác nhau để thu thập thông tin phân tách công tác. Tuỳ theo đề nghị chừng độ chính xác và chi tiết của thông báo cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc phối hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.
Bước 5: đánh giá, xác minh lại tính xác thực của thông báo. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chuẩn xác, đầy đủ bằng chính các viên chức, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bảng diễn đạt công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
P5media.Vn
Chữa Bệnh chần chừ
Một trong những vấn đề thường gặp là nhân viên tỏ ra trù trừ khi khởi đầu một công việc mới, đó là thời khắc người quản lý cần giúp họ vượt qua. Hai tác giả Phillips và Sean trong 37 Quick and Effective Productivity Techniques (NXB Kindle Edition, 2010) đã nêu ra một số cách đơn giản để người quản lý có thể giúp nhân viên mình
Cố gắng trong 5 phút thôi
Hãy thảo luận với nhân viên rằng ai cũng có những phút lần chần và khó nhất chính là lúc khởi đầu vào việc. Vấn đề là cần khoảng 5 phút để khởi đầu công tác, sau thời hạn ấy viên chức sẽ có được động lực đi tiếp mà không dừng công tác lại. Cố gắng 5 phút sẽ là một cách để giúp viên chức vượt qua sự đo đắn khi vào việc mới.
Làm việc nhanh hơn nhịp điệu thông thường
trao đổi với viên chức về việc họ nên điều chỉnh nhịp điệu làm việc nhanh hơn. Khi làm như vậy, họ sẽ tìm thấy một sự hứng khởi trong công việc. Một trong những phương tiện hỗ trợ dễ dàng cho việc tăng tiết điệu này là âm nhạc. Vừa làm việc vừa nghe những bản nhạc nhịp nhanh, vui vẻ, yêu đời sẽ là một thể nghiệm thú vị và nhân viên dễ thành công khi ứng dụng cách này.
Xem lại cách dùng thời gian nhàn rỗi
Làm việc trong thời đại kỹ thuật số nên viên chức hay bị đứt quãng công việc bởi điện thoại di động, email, blog, Twitter, Facebook, iPad hoặc tablet và danh sách này còn nối dài mỗi ngày. Những “cơ hội” đứt quãng công tác, cùng với nhóc con giới không rõ ràng giữa sử dụng các thiết bị công và các thiết bị “riêng tây” trong giờ làm việc, làm cho chính viên chức cũng khó phân biệt là mình đang ở trong trình trạng sẵn sàng làm việc hay đang dùng xen kẽ thời kì nhàn rỗi.
Thành ra viên chức phải luôn trong tâm cảnh hài lòng sẽ bị đứt quãng trong công việc. Tốt nhất là bàn thảo để viên chức tự nhận ra họ cần “vô hình” hơn trong giờ làm việc so với thế giới bên ngoài.
Biện pháp thì rất nhiều, nhưng chỉ có khi nào hành vi của viên chức thay đổi qua việc tự ngăn chặn cơ hội gián đoạn công tác thì mới hiệu quả. Chỉ khi bước vào thời kì nhàn rỗi “thực sự” thì tất cả sự “vô hình” mới được gỡ bỏ. Sự phân định thời gian dứt khoát này giúp viên chức không lần chần khi vào việc.
Không chờ thời khắc tiện lợi mới làm việc
Giúp viên chức nhận ra là họ không nên chờ đến lúc đủ điều kiện mới bắt đầu công việc. Ai cũng có lý do trì hoãn công tác, nhưng thường là luôn có lý do “chính đáng”. Trong thực tại khi làm việc, các điều kiện hiện có thỉnh thoảng rất tệ, bởi thế không thể chờ đợi, trì hoãn mãi. Và làm việc trong khi “không đủ điều kiện” cũng cho thấy bản lĩnh công việc của mỗi nhân viên.
Việc gì có thể làm hôm nay thì không để mai sau
Câu này rất thân thuộc. Thỉnh thoảng việc rất gấp, nhưng rất khó để khởi đầu. Không một ai muốn điều này nhưng có những ngăn cản vô hình làm cho việc khởi đầu rất khó khăn. Ví dụ, việc sắp đặt lại email mỗi ngày chỉ mất vài phút, nhưng thiên hướng vẫn là cứ để vậy, cho đến khi buộc phải mở từng email lên giải quyết trong thế bị động.
Rồi những cú điện thoại phải gọi nhưng lần chần mãi không nhấc máy được cho đến khi phải nhấc máy một cách không thoải mái chút nào… Dùng câu rất quen này để lướt đi khi lưỡng lự. Xông vào những việc quan yếu trước đắn đo còn là hệ quả kiểm tra sự quan trọng của công tác sắp làm. Chính áp lực “quan yếu” này, làm nhân viên ngại bắt đầu.
Khi tránh né vài lần, trong tâm lý nhân viên thì các việc “quan trọng” ấy trở thành những việc không thú vị gì. Dần dần, theo thời kì là một danh sách công tác bị nợ lại ấy, bị ấp úng và không thoát ra được.
Hãy giúp viên chức đương đầu với đống nợ công tác này, bắt đầu từ những việc được viên chức kiểm tra là “quan trọng” nhất. Và song song cất đi tâm lý lánh né những việc như vậy. Tái lập được danh sách công tác ưu tiên chính là bước đầu của việc lướt qua sự chần chừ. Cái chính là mỗi đầu ngày, nhân viên sẽ “húc” vào các việc “quan yếu” nhất đó, và lần này là có thêm sự quan hoài san sẻ của người quản lý.
Trương Chí Dũng, Giám đốc R&D, doanh nghiệp Le&Associates
0 nhận xét:
Đăng nhận xét